Những điều cần biết về xu hướng thiết kế văn phòng mở

Nếu như trước đây các cá nhân chủ yếu làm việc độc lập, không có sự liên kết với nhau thì bây giờ hầu hết các doanh nghiệp đều khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm. Để thuận tiện trao đổi giao lưu với nhau và cùng tìm ra những ý tưởng sáng tạo cho công ty. Một nghiên cứu trên tạp chí Occupational & Environmental Medicine cũng cho thấy, những nhân viên làm việc tại các văn phòng mở ít bị stress và năng động hơn. Chính vì vậy, thiết kế văn phòng mở dần trở thành xu thế mới được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Vậy mô hình văn phòng mở là gì, ưu và nhược điểm nó mang lại cho doanh nghiệp như thế nào? Mời các chủ đầu tư cùng QDC tìm hiểu kỹ hơn qua những phân tích dưới đây.

1. Văn phòng mở là gì?

Thuật ngữ văn phòng mở có ý nghĩa là hạn chế các vách ngăn, loại bỏ các bức tường tạo không gian thông thoáng cho văn phòng làm việc. Ý tưởng bạn đầu của mô hình văn phòng mở xuất hiện vào đầu thế kỷ 20. Khi giới kiến trúc sư thời đấy, tiêu biểu là Frank Lloyd Wright nhận định các văn phòng riêng biệt là một xu hướng cực đoan và bó buộc. Ngược lại, không gian linh hoạt của các thiết kế mở sẽ cho phép nhân viên thoát khỏi giới hạn nhỏ hẹp mà các văn phòng kín mang lại

Tuy nhiên trước 1950, các văn phòng mở chủ yếu bao gồm các dãy bàn và băng ghế lớn, nhân viên đến làm việc, đánh máy hoặc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Đến năm 1950, định nghĩa về “cảnh quan văn phòng” bùng nổ. Kể từ đó, nhiều thiết kế cung cấp sự kết hợp hài hòa giữa không gian mở và trang trí nội thất đã thúc đẩy thêm sự giao tiếp, tương tác của nhân viên. Và thời gian dài sau đó, văn phòng mở nhanh chóng dành được thiện cảm của các doanh nghiệp về khả năng tiết kiệm diện tích, thiết kế hiện đại linh hoạt giúp tăng tính minh bạch và ý thức đội nhóm.

Hiện nay, tiêu biểu cho xu hướng thiết kế văn phòng mở là Facebook và Google, họ tạo ra môi trường làm việc mà ở đó các giám đốc điều hành quan trọng làm việc trong cùng một không gian với nhân viên. Khi cần tập trung vào một nhiệm vụ mà không bị gián đoạn bên ngoài họ sẽ đeo tai nghe. “Chúng tôi đang cố gắng để tất cả các nhân viên có thể làm việc thoải mái hết sức có thể”, theo Gregg Stefancik – Giám đốc kỹ thuật 48 tuổi của Facebook.

2. Ưu điểm của phong cách thiết kế văn phòng mở

 a/ Khả năng Teamwork

Ưu điểm đầu tiên và lớn nhất khi làm việc trong một văn phòng mở là tăng cường khả năng Teamwork, loại bỏ sự “phân cấp” đảm bảo các cá nhân đều có thể tham gia vào những kế hoạch của dự án.

Các kiểu thiết kế văn phòng mở được cho là để khuyến khích giao tiếp và làm việc nhóm. Điều này cũng sẽ tạo ra một môi trường có tính học hỏi cao, giúp mỗi cá nhân tương tác tốt hơn, cải thiện kỹ năng nhanh chóng và đưa ra được nhiều ý tưởng hơn. Vì vậy, nếu chủ đầu tư muốn công ty có một môi trường hợp tác tràn đầy năng lượng, nhân viên sáng tạo thì một văn phòng mở sẽ là yếu tố quan trọng giúp đạt được điều đó.

b/ Tiết kiệm chi phí đầu tư và diện tích không gian

Với thiết kế văn phòng truyền thống để phân chia khu vực làm việc của từng bộ phận hay từng cá nhân thì bắt buộc phải xây dựng những phòng làm việc riêng. Điều đó không chỉ khiến cho không gian làm việc bị thu hẹp mà chi phí đầu tư nội – ngoại thất cũng tốn kém hơn.

Tuy nhiên, khi thiết kế thi công văn phòng mở sẽ giúp các doanh nghiệp giảm bớt sự tốn kém bằng việc thay thế các vách ngăn cao. Đối với không gian mở đơn vị thi công có thể linh hoạt sử dụng vách ngăn lửng từ tử hồ sơ, vách ngăn bàn…. Bên cạnh đó chất liệu vách ngăn cũng đa dạng như gỗ, kính, nhôm, nỉ…. với giá thành hợp lý giúp chủ đầu tư tiết kiệm tối đa chi phí. Đồng thời các mẫu vách ngăn này vừa gọn nhẹ lại tiết kiệm diện tích, mang đến nét đẹp độc đáo cho không gian.

Ngoài ra, nếu thiết kế tốt các văn phòng mở sẽ tận dụng được nguồn ánh sáng tự nhiên, góp phần giảm thiểu chi phí chiếu sáng ban ngày cho doanh nghiệp. Ánh sáng tự nhiên cũng sẽ giúp tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn, nhờ đó hiệu quả công việc được cải thiện rất đáng kể.

c/ Linh hoạt thay đổi bố trí, tái cấu trúc theo nhu cầu

Thật vậy, một ưu điểm lớn nữa của văn phòng mở chính là khả năng linh hoạt thay đổi tùy theo mong muốn của doanh nghiệp qua từng giai đoạn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tận dụng không gian để mở rộng diện tích làm việc, thay đổi cách bày trí để làm mới không gian, mang đến những cảm nhận mới mẻ hơn. Không gian mở có thể được tái thiết kế, cấu trúc nhanh hơn và đỡ tốn chi phí hơn so với không gian đóng.

d/ Giao tiếp dễ dàng, thông tin minh bạch

Với không gian mở, người ta dễ dàng nhận thấy quá trình giao tiếp trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn giữa các nhân viên, các bộ phận với nhau. Mặt khác, các thông tin được truyền đi trong không gian mở thường có tính minh bạch cao, góp phần gia tăng sự tin tưởng trong doanh nghiệp.

Trong công việc hoặc trong nhiều chiến dịch, việc gắn kết giữa các phòng ban là rất quan trọng. Nếu bị hạn chế về giao tiếp hoặc môi trường giao tiếp không thuận lợi sẽ dễ gây ra những hiểu lầm từ ứng xử đến hoạch định. Vì vậy, không gian mở được đánh giá là sẽ mang lại nhiều hiệu quả trong việc giúp mọi người dễ dàng thấu hiểu và kết nối với nhau hơn.

3. Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở

Bố trí nội thất theo không gian mở mang lại rất nhiều lợi ích nhưng vẫn có những nhược điểm nhất định như:

• Thiếu không gian làm việc riêng tư.
• Dễ bị phân tán tư tưởng với các hoạt đông khác của đồng nghiệp.
• Những người hướng nội sẽ giảm khả năng sáng tạo vì có cảm giác bị mọi người chú ý tới.

Như vậy thiết kế thi công văn phòng mở có những ưu điểm và hạn chế riêng. Tuy nhiên, không thể bỏ qua những hạn chế đó mà một mực thiết kế văn phòng theo hướng mở lại càng không thể vì những nhược điểm mà “bất lực” không thực hiện ý tưởng của mình. Vì vậy, có rất nhiều công ty mặc dù áp dụng mô hình thiết kế văn phòng mở nhưng thực hiện một cách linh hoạt. Đó là các văn phòng này không mở hoàn toàn mà vẫn có không gian riêng cho từng bộ phận quan trọng để đảm bảo những công việc mang tính riêng tư theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Dù là trên thế giới hay tại Việt Nam, mô hình thiết kế văn phòng mở đã cho thấy những tín hiệu tốt. Trước hết là về kết quả làm việc và khả năng kết nối nhạy bén. Trên thực tế, không có một mô hình văn phòng nào là hoàn hảo. Vì vậy dù là văn phòng truyền thống hay không gian mở thì các chủ đầu tư nên cân nhắc để có lựa chọn phù hợp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và hợp tác với đơn vị thiết kế thi công văn phòng chuyên nghiệp. Họ sẽ nắm bắt, tìm hiểu văn hóa của doanh nghiệp từ đó đưa ra những lời khuyên, ý tưởng phù hợp nhất.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH NHÀ VIỆT ( NHÀ VIỆT PMC )

Trụ sở chính: Số 292HK1 khu đô thị Waterfront City, Cầu Rào 2 - P.Vĩnh Niệm - Q.Lê Chân - TP.Hải Phòng

♦ Điện thoại: 0225 3246 545 ♦

♦ Hotline: 0931 590 000 ♦

♦ Email: nhavietpmc@gmail.com ♦

♦ Website: http://nhavietpmc.com/ ♦

♦ Fanpage: https://www.facebook.com/nhavietpmc/  ♦ 

♦ Kênh Youtube: https://bit.ly/2XYG2eT ♦